(Japanese, located below / 日本語は後に掲載)

PRIVACY POLICY

Last updated: 2026.02.01

Our Commitment to Privacy

Tokyo Salone and its associated programs are built on trust, care, and stewardship. We take the protection of personal information seriously and are committed to handling it responsibly, transparently, and in accordance with applicable laws.

This Privacy Policy explains how SEMI PERMANENT /「 yes, 」yes, and G.K. / YES AND 合同会社 (Corporate Number: 0104-03-031847) (we, our, or us) collects, uses, stores, and shares personal information in connection with our website, ticketing platforms, registrations, events, research activities, and media production.

Scope

This Privacy Policy applies to personal information collected through:

• Our website and digital platforms
• Event registration and ticketing systems, including third-party providers such as Lu.ma
• Invitation-only and non-ticketed events
• Online and hybrid programming
• Research activities, surveys, and interviews
• Photography, video, audio, and live-streamed content
• Communications by email, messaging platforms, or in person

By engaging with any of our programs or platforms, you acknowledge and agree to this Privacy Policy.

Personal Information We Collect

Depending on your interaction with us, we may collect the following types of personal information:

• Name, email address, and contact details
• Professional affiliation, role, or biography
• Registration, ticketing, and attendance details
• Payment information (processed via third-party providers)
• Dietary preferences or accessibility needs, where voluntarily provided
• Photographs, video, or audio recordings taken at events
• Survey responses, research participation, or interview materials
• Communications and correspondence with us

We aim to collect only what is necessary for the purposes outlined below.

How We Use Personal Information

We use personal information to:

• Administer registrations, invitations, and ticketing
• Deliver and manage events and programs
• Communicate event updates and essential information
• Facilitate access to venues, sessions, or digital platforms
• Conduct research, futurecasting, and cultural analysis
• Produce editorial, documentary, and archival content
• Improve our programming, experiences, and operations
• Comply with legal, regulatory, and safety obligations

Where research or editorial content is involved, insights may be aggregated or anonymized where appropriate.

Photography, Filming, and Recordings

Our events are frequently documented through photography, video, audio, and live streaming.

By attending or participating, you acknowledge that:

• You may appear in recordings or images
• Such materials may be used for editorial, promotional, archival, and commercial purposes
• Use may occur globally and across media platforms
• No compensation is payable for such use

If you submit or share content with us, including via social media tagging, you grant us permission to use that content in accordance with this Policy.

Sharing Personal Information

We may share personal information with:

• Event venues and partners, including Soho House Tokyo, Midori.so, and Mirai Institute–operated locations, where necessary for access, safety, or operations
• Service providers supporting ticketing, payment processing, data storage, communications, and IT infrastructure
• Media, documentation, or production partners involved in event coverage
• Legal, accounting, or professional advisors
• Authorities, where required by law

We do not sell personal information.

International Data Transfers

Some service providers or partners may be located outside Japan, or may store data outside Japan. In such cases, we take reasonable steps to ensure appropriate safeguards are in place.

By engaging with our programs, you consent to such international data transfers.

Data Storage and Security

We take reasonable administrative, technical, and organizational measures to protect personal information against loss, misuse, unauthorized access, or disclosure.

However, no system is completely secure. We cannot guarantee absolute security of information transmitted or stored electronically.

Retention

We retain personal information only for as long as necessary to fulfill the purposes outlined in this Policy, unless a longer retention period is required or permitted by law.

Event documentation and archival materials may be retained indefinitely as part of our cultural record.

Access, Correction, and Complaints

You may request access to, or correction of, your personal information by contacting us. You may also raise privacy-related concerns or complaints.

We will respond within a reasonable timeframe and in accordance with applicable law.

Updates to This Policy

We may update this Privacy Policy from time to time. The version published on our website at the time of your interaction will apply.

We encourage you to review it periodically.

Contact

For privacy-related inquiries or requests, please contact:

support@semipermanent.com

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プライバシーポリシー

最終更新日：2026年2月1日

私たちの考え方

Tokyo Salone および関連プログラムは、信頼と配慮の上に成り立っています。 私たちは、参加者一人ひとりの個人情報を大切に扱い、責任をもって管理することをお約束します。

本プライバシーポリシーは、SEMI PERMANENT／「 yes, 」yes, and G.K.／YES AND 合同会社 （法人番号：0104-03-031847、以下「当社」）が提供するウェブサイト、イベント、プログラム、調査、記録活動等において、個人情報をどのように取得・利用・管理・共有するかを定めるものです。

適用範囲

本ポリシーは、以下を通じて取得される個人情報に適用されます。

• 当社ウェブサイトおよびデジタルプラットフォーム
• チケット販売・登録システム（Lu.ma 等の外部サービスを含む）
• 有料・無料・招待制イベント
• オンラインおよびハイブリッドプログラム
• 調査、アンケート、インタビュー
• 写真、映像、音声、ライブ配信
• メールや対面でのコミュニケーション

イベントやプログラムへの参加、または当社サービスの利用をもって、本ポリシーに同意したものとみなされます。

取得する個人情報

当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、以下の個人情報を取得することがあります。

• 氏名、メールアドレス、連絡先
• 所属、肩書き、プロフィール情報
• 登録内容、チケット購入・参加履歴
• 支払情報（第三者決済事業者を通じて処理されます）
• 食事制限やアクセシビリティに関する情報（任意提供）
• イベント中に撮影・録音された写真、映像、音声
• 調査・研究・インタビューへの回答内容
• 当社とのやり取りに関する記録

利用目的

取得した個人情報は、以下の目的で利用します。

• イベント・プログラムの運営、登録管理、参加確認
• 重要な連絡事項や運営情報の通知
• 会場・デジタルプラットフォームへのアクセス管理
• 調査、未来予測、文化分析等の研究活動
• 編集、記録、アーカイブ、広報・発信
• サービス品質および体験の向上
• 法令遵守および安全確保

研究・分析においては、可能な範囲で匿名化または集計処理を行いますが、 形式上、完全な匿名化ができない場合があることをご了承ください。

撮影・記録について

当社のイベントでは、写真、映像、音声による記録が行われる場合があります。

• 参加をもって、記録への同意が前提となります
• 記録物は、編集、広報、教育、アーカイブ、商業目的で利用されることがあります
• 使用地域・期間に制限はありません
• 対価は発生しません

また、SNS 等を通じて当社に共有されたコンテンツについても、同様に利用される場合があります。

個人情報の共有

当社は、以下の場合に個人情報を第三者と共有することがあります。

• Soho House Tokyo、Midori.so、Mirai Institute 運営拠点などの会場や運営パートナー
• チケット販売、決済、IT、データ保管、配信等の業務委託先
• 編集、記録、メディア制作に関わるパートナー
• 法律・会計・専門アドバイザー
• 法令に基づく要請がある場合の関係機関

当社は、個人情報を第三者に販売することはありません。

国外へのデータ移転

業務委託先やパートナーの所在地によっては、個人情報が日本国外で保管・処理される場合があります。

その場合も、合理的な安全管理措置を講じます。 ただし、国や地域によって個人情報保護制度が異なる可能性があります。

安全管理

当社は、個人情報への不正アクセス、紛失、改ざん、漏えいを防止するため、合理的な管理措置を講じます。

ただし、インターネット上の通信や電子データについて、完全な安全性を保証するものではありません。

保管期間

個人情報は、利用目的を達成するために必要な期間に限り保管します。

イベントの記録やアーカイブ資料については、文化的・記録的価値を理由に、長期間保存される場合があります。

開示・訂正・苦情

ご本人からの求めに応じて、個人情報の開示、訂正、利用停止等に対応します。

また、プライバシーに関するご意見・苦情についても、誠実に対応します。

ポリシーの変更

本プライバシーポリシーは、必要に応じて改定されることがあります。 常に最新の内容は、当社ウェブサイトに掲載されます。

お問い合わせ先

個人情報の取扱いに関するお問い合わせは、下記までご連絡ください。

support@semipermanent.com